Система электронного документооборота.

Документооборот: электронный или бумажный?

Сегодня трудно представить себе жизнь без компьютера, мобильного телефона, Интернета, электронной почты и прочих технологий, позволяющих с одной стороны экономить время, а с другой – лишать нас свободного времени. И если задуматься об автоматизации документооборота, а именно о внедрении электронного документооборота – сразу приходит мысль о том, что данное мероприятие приведет к одному – потере времени и денег. Но вот вопрос: «так ли это?». Вспомните время, когда Вы или Ваши знакомые начинали пользоваться обычным мобильным телефоном. Вспомнили? Но, не смотря на трудности, с которыми Вы сталкивались, вводя текст SMS или заполняя адресную книгу, Вы все же не отказались от использования мобильного телефона. Вы даже сегодня, скорее всего, отдаете предпочтение тем моделям, которые содержат в себе функции не только телефона, но и компьютера, так называемым моделям «SmartPhone» и др.
То же самое касается компьютеров, Интернета, электронной почты... И в связи с этим нельзя не упомянуть о программах (системах) автоматизации, которые также являются незаменимой частью тех технологий, которыми Вы пользуетесь в повседневной жизни. И если на фоне всего происходящего сегодня Вы спросите себя: «Каким должен быть сегодня Документооборот?» - ответ, по нашему мнению, должен быть следующим: «Документооборот должен быть электронным!». А если точнее – необходимо организовать систему управления электронным хранилищем копий бумажных документов.

Электронный документооборот: какую программу выбрать?

Собираясь внедрять у себя систему электронного документооборота (управления электронным хранилищем копий бумажных документов), необходимо на первом этапе четко выделить функции, которыми должна обладать внедряемая система. Давайте попробуем определить перечень функций на примере автоматизированной системы управления документами «Электронный документооборот в делопроизводстве». Для электронного документооборота в делопроизводстве, как минимум, выделяются следующие функции системы:

регистрация входящих документов;
регистрация исходящих документов;
регистрация внутренних документов;
регистрация обращений граждан;
автоматическая нумерация документов;
сканирование и привязка электронных копий документов к карточкам документов;
управление журналами входящих, исходящих и внутренних документов;
управление журналом обращений граждан;
поиск документов по различным атрибутам;
отслеживание сроков исполнения документов;
e-mail-рассылка напоминаний исполнителям о том, что необходимо выполнить документ;
рассылка электронных версий документов на e-mail исполнителей.

Таким образом, выделив необходимый перечень функций, которыми должна обладать система электронного документооборота в делопроизводстве, Вы можете начинать рассматривать предлагаемое на рынке программное обеспечение, направленное на автоматизацию определенных Вами функций электронного документооборота. Программное обеспечение по автоматизации документооборота, рассматриваемое Вами, должно, как минимум, обладать вышеперечисленными функциями плюс иметь дополнительные, которые, вероятно, могут стать полезными в процессе использования системы электронного документооборота.

Электронный документооборот – единый электронный архив документов плюс единые правила игры

Принимая решение о внедрении у себя в организации системы электронного документооборота, Вам необходимо знать, помнить и придерживаться двух основных принципов:

система электронного документооборота – это единый электронный архив документов;
система электронного документооборота – это единые правила работы со всеми документами.

Придерживаясь двух описанных принципов, Вы можете быть уверены в том, что внедрение системы электронного документооборота в Вашей компании будет успешным. Конечно же, успех внедрения системы электронного документооборота также напрямую зависит как от компании, которая непосредственно внедряет программный продукт, так и самого программного продукта. Но если Вы не будете придерживаться двух основных принципов, описанных выше – Вы не внедрите у себя систему электронного документооборота, даже если приобретете хороший программный продукт.

Электронный документооборот: «что в итоге?»

    Успешное внедрение системы электронного документооборота в первую очередь позволяет максимально повысить контроль над исполнением документов и в результате повлиять на качество управления бизнесом.
    Насколько быстро будет достигнут такой эффект?
    Насколько внедрение системы электронного документооборота окупит себя?
    Насколько Вы и Ваш бизнес готовы к внедрению автоматизированной системы управления документами?
    На эти и другие вопросы Вам помогут ответить специалисты нашей компании, которые имеют многолетний опыт не только внедрения автоматизированных систем управления документами, а и значительный опыт в построении и разработке решений, направленных на автоматизацию процессов в делопроизводстве.
    Мы – компания-разработчик автоматизированных систем, направленных на управление документами.
    Мы – компания, которая внедряет автоматизированные системы электронного документооборота собственного производства с 2001 года.
    Мы знаем, что мы производим и как это работает.
    Мы уверены в своих силах, а еще больше мы уверены в том, что сможем помочь Вам и Вашему бизнесу.
    Наша компания предлагает Вам рассмотреть программное обеспечение собственного производства, направленное на автоматизацию управления электронными документами – программный продукт «СВІТ Проф: ДОК Лайт»:

МЫ ВСЕГДА ОТКРЫТЫ И ГОТОВЫ К СОТРУДНИЧЕСТВУ С ВАМИ!

С уважением,
Колесник Александр
исполнительный директор
ООО «СВІТ Проф», г. Киев