Автоматизация процесса снабжения – первый шаг на пути к автоматизации бизнеса

  Цель данной статьи – рассказать о тех функциональных возможностях, которыми, по нашему мнению, должно обладать программное обеспечение, чтобы автоматизация процесса снабжения на предприятии превратилась в «процесс ради результата», а не в «процесс ради процесса» и, в конечном итоге, стала основой для автоматизации остальных звеньев такого сложного механизма, как бизнес. А перед тем как выбрать программный продукт (условно будем называть его программное обеспечение «Снабжение»), который позволит автоматизировать процессы закупок на Вашем предприятии, необходимо четко представлять себе, какие функции мы возлагаем на ту или иную автоматизированную систему.
  Итак, программное обеспечение «Снабжение» должно позволять следующее:

• осуществлять планирование закупаемых товарно-материальных ценностей (ТМЦ), работ и услуг, используя «трехуровневый» метод планирования (см. далее);
• на основании составленных планов закупок, работ и услуг составлять бюджеты закупок;
• иметь возможность выполнять мониторинг процесса снабжения в режиме реального времени;
• обладать инструментами анализа событий, произошедших в системе;
• распределять поставленные товары, работы и услуги согласно утвержденным планам.

Трехуровневое планирование закупок – не панацея, а метод для эффективного управления процессом

  Первый уровень: потребители товаров, работ, услуг. К данному кругу участников процесса могут относиться как внутренние потребители (службы и отделы предприятия), так и те (в случае, если предприятие занимается торговлей), которые непосредственно владеют информацией о потребностях в определенных товарах, работах и услугах, предоставляемых конечному потребителю.
  Второй уровень: финансовые центры, отвечающие за определенную группу товаров, работ и услуг (например: компьютерная техника, бытовая химия, канцелярские товары, горюче-смазочные материалы (ГСМ) и др.). Одной из задач таких финансовых центров является составление бюджета по определенной группе закупаемых товаров. Именно на этом уровне происходит определение статей (строк) бюджета, по которым должна производиться закупка ТМЦ, заявленных на первом уровне. Также, могут быть определены предполагаемые поставщики и цены закупаемых товаров.
  Третий уровень: уровень централизованного снабжения. Фактически, содержит в себе бюджет закупок всего предприятия на определенный период времени. Данный уровень должен объединять в себе всю информацию о потребностях в товарах, работах и услугах первых двух уровней. На этом уровне могут быть предварительно определены поставщики и цены на закупаемые товары.


Рисунок 1: процесс планирования закупок. Трехуровневая модель.

Инструмент централизованного управления закупками – основа обеспечения качественной работы отдела снабжения

  Процесс планирования в программном обеспечении «Снабжение» завершается утвержденным бюджетом и переходит в процесс непосредственного управления заказом, закупкой, поставкой и оплатой. На данном этапе очень важно, чтобы у снабженца был в наличии программный инструмент, который позволяет:

• формировать заказы на поставку заявленных товарно-материальных ценностей;
• на основании заказов формировать счета-фактуры, выставленные поставщиками;
• формировать оплаты по выставленным счетам-фактурам;
• формировать входящие налоговые накладные.

  Также программное обеспечение «Снабжение» должно обеспечивать функцию мониторинга закупок и поставок ТМЦ в режиме реального времени. Подобного рода инструменты обычно называют «Монитор инженера снабжения» или «Монитор снабженца». Основная функция «Монитора снабженца» - обеспечивать «живой» оперативной информацией о заявленных, заказанных, оплаченных и поставленных товарах, работах и услугах.

Своевременный анализ происходящего – основа для принятия взвешенных управленческих решений

  Для эффективного управления бизнесом необходимо иметь возможность анализировать бизнес-процессы, которые отображаются в системе. Причем средства, которые используются нами для повседневного анализа происходящего, должны отвечать, как минимум, на те вопросы, которые являются ключевыми для бизнеса. В данном разделе не будут перечислены средства (предназначенные анализировать информационные массивы) и их достоинства и недостатки. Приведем ряд ключевых отчетов в программном обеспечении «Снабжение», на основании которых можно качественно проанализировать бизнес-процессы в снабжении:

• отчет о заявленных ТМЦ, работах, услугах;
• отчет о заявленных ТМЦ, работах, услугах и выставленных счетах;
• отчет о выставленных счетах в разрезе поставщиков;
• отчет о заявленных товарах и поставленных на склад;
• отчет по непоставленным товарам, невыполненным работам, услугам;
• отчет о произведенных оплатах за товары, работы, услуги;
• отчет о текущем состоянии заявленных товаров, работ, услуг в разрезе счетов и накладных с привязкой к строкам бюджета закупок.

  Этот перечень основных отчетов является базовым и может быть расширен при необходимости.

Оперативное и целенаправленное распределение поставок – путь к повышению качества услуг по снабжению

  В предыдущих разделах мы кратко рассмотрели три основных этапа, автоматизацию которых должно осуществлять программное обеспечение «Снабжение».

• этап планирования;
• этап управления закупками и поставками;
• этап анализа.

  Но нами еще не рассмотрен очень важный этап – это этап распределения товаров, работ, услуг согласно утвержденным заявкам. Данный этап имеет высокий класс приоритетности, поскольку обеспечивает конечный результат. И то, насколько качественно программное обеспечение «Снабжение» будет позволять автоматизировать распределение товаров согласно утвержденным заявкам, напрямую зависит качество работы отдела снабжения.
  Следует отметить, что процесс распределения должен основываться на том же методе, что и процесс планирования, т.е. с использованием «трехуровневой» модели. Разница состоит только в том, что при планировании мы движемся «снизу вверх», а при распределении – «сверху вниз». Ниже приведен перечень основных функций, которыми должен обладать процесс распределения оприходованных товаров в программном обеспечении «Снабжение»:

• Функция уведомления участников «второго уровня» (финансовых центров) о том, что товары пришли на склад. Выполняется отделом снабжения.
• Функция распределения поставленных товаров по финансовым центрам, согласно утвержденным бюджетам и перечню заявленных товаров, работ, услуг. Может выполняться как отделом снабжения, так и непосредственно ответственным лицом в финансовом центре.
• Функция распределения товаров по потребителям (заявителям). Выполняется непосредственно ответственным лицом в финансовом центре, а распределение основывается на заявках первого уровня.

Схематически бизнес-процесс распределения товаров отражен следующим образом (рис. 2):


Рисунок 2: процесс распределения товаров. Трехуровневая модель.

Подведем итоги

  В данной статье мы затронули и рассмотрели перечень базовых или точнее сказать, жизненно необходимых функций программного обеспечения «Снабжение», которые позволяют качественно и эффективно управлять процессами в таком сложном направлении, как снабжение. Очень важно знать и понимать, что независимо от того, кто является поставщиком такого рода программного обеспечения, мы должны четко выделять основные функции системы и функции, которые носят вспомогательный характер.
  Но как говорят: «лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать». И у Вас есть возможность не только увидеть, а еще и использовать программное обеспечение, которое соответствует требованиям, описанным выше. Таким программным продуктом является «СВІТ Проф: Система управления закупками».

  «СВІТ Проф: Система управления закупками» - программное обеспечение, направленное на автоматизацию и управление процессом снабжения на предприятии.

  Если Вы испытываете потребность в автоматизации процесса снабжения, если Вы не знаете с чего начать, чтобы эффективно управлять процессом снабжения, или если у Вас есть вопросы, которые здесь не затронуты – мы готовы и будем рады помочь Вам найти наиболее подходящее для Вашего бизнеса решение.
  Надеемся, что данная статья поможет Вашей компании в выборе наиболее подходящего программного продукта и превратит процесс снабжения в качественную и управляемую услугу.